¿Cómo se gestionan los fallos de acreditación durante un evento?
Decidiendo por adelantado que a nadie se le niega la entrada por una acreditación. Toda comprobación necesita una vía manual y todo el personal necesita conocerla, porque una cola en una puerta cuesta más de lo que costará nunca una cifra de asistencia imperfecta.
Decide la política primero
Antes de cualquier pregunta sobre equipo, decide qué pasa cuando una acreditación no se lee y hay alguien de pie en una puerta.
La respuesta debería ser casi siempre que entra, y que la discrepancia se resuelve después. Un evento existe para que la gente asista, y el recuento es un medio y no un fin.
Ponlo por escrito y díselo a todo el personal, porque a falta de política la gente improvisa, e improvisar en una puerta produce una cola.
La excepción es cuando la entrada está realmente restringida, y aun ahí la respuesta es una vía de verificación manual y no un rechazo.
Qué falla en realidad
La acreditación está doblada o arrugada, que es lo que le pasa a una tarjeta colgada del cuello todo el día. Es la causa física más frecuente.
La acreditación está detrás de otras tarjetas en una cartera o en una funda, compitiendo con ellas.
El lector ha perdido la conexión, que es un fallo del sistema que se presenta como un fallo de acreditación.
La acreditación nunca fue buena, y por eso comprobar el lote antes del evento importa más que cualquier procedimiento del mismo día.
Y la acreditación está bien y la persona la presenta mal, que se resuelve marcando la zona de lectura en el lector.
El puesto de reposición
Ten un pequeño puesto apartado de las puertas con acreditaciones en blanco, un lector y acceso al sistema.
La sustitución es entonces: leer la nueva acreditación, vincularla al registro de la persona, anular el identificador antiguo, entregarla. Segundos, y su historial se conserva.
Anular importa. Una acreditación que deja de leerse de forma intermitente y sigue siendo válida en el sistema es una acreditación que usará quien la encuentre.
Lleva un registro escrito de las sustituciones. Es lo que explica después una cifra de asistencia rara.
Lo que el personal debe saber
Dónde está el puesto de reposición, para poder indicarlo en vez de diagnosticar.
Que no deben perder tiempo resolviendo problemas en una puerta. Un segundo intento, y luego dejar pasar a la persona e indicarle el puesto.
Que una acreditación detrás de otras tarjetas es lo primero que hay que probar, porque pedir que la saque de la funda resuelve una parte real de los casos.
Y que una serie de fallos en una misma puerta apunta al lector y no a las acreditaciones. Dos fallos seguidos son una señal, no una casualidad.
Preguntas frecuentes
¿Hay que negar la entrada por una acreditación?
Casi nunca. Déjale pasar y resuelve la discrepancia después, porque una cola cuesta más que un recuento imperfecto.
¿Cuál es la causa más frecuente?
Una acreditación arrugada de llevarla colgada, o una acreditación detrás de otras tarjetas en una funda. Las dos son físicas y las dos se comprueban rápido.
¿Cuántas sustituciones hay que esperar?
Depende de la construcción del soporte y de la duración del evento, así que mide tu propia tasa y úsala para dimensionar el siguiente.
¿Hay que anular la acreditación antigua?
Sí. Una acreditación que sigue resolviendo a un registro válido es utilizable por quien la encuentre, y eso es un problema real en un recinto público.