Como lidar com falhas de crachá durante um evento?
Decidindo de antemão que ninguém é barrado por causa de um crachá. Toda verificação precisa de uma via manual e todo funcionário precisa conhecê-la, porque uma fila numa porta custa mais do que uma contagem de presença imperfeita jamais vai custar.
Decidir a regra primeiro
Antes de qualquer pergunta sobre equipamento, decida o que acontece quando um crachá não é lido e alguém está parado numa porta.
A resposta deve ser quase sempre que a pessoa entra, e a divergência se resolve depois. Um evento existe para que as pessoas participem, e uma contagem é um meio e não um fim.
Ponha isso por escrito e diga a cada funcionário, porque na ausência de uma regra as pessoas improvisam, e improviso numa porta produz fila.
A exceção é onde a entrada é de fato restrita, e mesmo ali a resposta é uma via de verificação manual e não uma recusa.
O que falha de fato
O crachá está dobrado ou vincado, como acontece com qualquer cartão pendurado num cordão o dia inteiro. Essa é a causa física mais comum.
O crachá está atrás de outros cartões numa carteira ou num porta-crachá, disputando com eles.
O leitor perdeu a conexão, o que é uma falha do sistema se apresentando como falha do crachá.
O crachá já veio com defeito, e é por isso que verificar o lote antes do evento importa mais que qualquer procedimento no dia.
E o crachá está bom e a pessoa o apresenta do jeito errado, o que uma posição de leitura marcada no leitor resolve.
O posto de substituição
Mantenha um pequeno posto longe das portas com crachás virgens, um leitor e acesso ao sistema.
A substituição passa a ser: ler o crachá novo, ligá-lo ao cadastro que a pessoa já tem, invalidar o identificador antigo, entregar. Segundos, e o histórico dela é preservado.
Invalidar importa. Um crachá que falha de vez em quando e continua válido no sistema é um crachá que vai ser usado por quem o encontrar.
Mantenha um histórico escrito das substituições. É o registro que explica depois um número de presença estranho.
O que a equipe precisa saber
Onde fica o posto de substituição, para poderem encaminhar alguém em vez de diagnosticar.
Que não devem gastar tempo investigando o problema numa porta. Uma nova tentativa, depois deixar a pessoa passar e indicar o posto.
Que um crachá atrás de outros cartões é a primeira coisa a verificar, já que pedir à pessoa que o tire do porta-crachá resolve uma parte real dos casos.
E que uma sequência de falhas numa mesma porta aponta para o leitor e não para os crachás. Duas falhas seguidas são um sinal, não uma coincidência.
Perguntas frequentes
Alguém deve ser barrado por causa de um crachá?
Quase nunca. Deixe a pessoa entrar e resolva a divergência depois, porque uma fila custa mais que uma contagem imperfeita.
Qual é a causa mais comum?
Um crachá vincado pendurado num cordão, ou um crachá atrás de outros cartões num porta-crachá. As duas são físicas e as duas se conferem rápido.
Quantas substituições eu devo esperar?
Depende da construção do crachá e da duração do evento, então meça a sua própria taxa e use-a para dimensionar o próximo.
Preciso invalidar o crachá antigo?
Sim. Um crachá que ainda resolve para um cadastro válido pode ser usado por quem o encontrar, o que é um problema real num local aberto ao público.