¿Qué se hace con las acreditaciones después del evento?
Reutilizarlas, si nunca las bloqueaste. Esa es la decisión que importa y se toma antes del evento y no después. En cualquier caso, anula todos los identificadores el mismo día, porque las acreditaciones salen del recinto en los bolsillos y si no siguen siendo válidas.
Anúlalas el mismo día
Las acreditaciones salen de un recinto en bolsillos, bolsas y papeleras. Algunas se guardarán, otras se encontrarán, y unas cuantas se presentarán en tu próximo evento.
Un identificador que sigue resolviendo a un registro válido es una credencial en circulación. Anularlos todos al cierre es una sola operación en el sistema del evento y cierra eso por completo.
Hazlo aunque las acreditaciones se vayan a destruir, porque no puedes estar seguro de que se hayan destruido todas.
No cuesta nada y es el paso que más se olvida, porque el evento ha terminado y todo el mundo se ha ido a casa.
Reutilizar las acreditaciones
Una acreditación desbloqueada se puede borrar y reescribir, o simplemente reasignar en el sistema si su contenido es una dirección genérica.
Con el enfoque del identificador reflejado no hay nada que reescribir. La acreditación ya es genérica, y reutilizarla es puramente un asunto de base de datos.
Recógelas a la salida si las quieres de vuelta. Un contenedor visible con un cartel recupera una parte útil, y alguien del personal pidiéndolas recupera muchas más.
Revisa lo que vuelve. Las acreditaciones colgadas del cuello durante dos días están arrugadas, y una parte no se leerá. Compruébalas antes de que entren en el montón siguiente.
Si estaban bloqueadas
No se pueden reescribir, de forma permanente, así que su contenido es el que sea.
Si ese contenido es una dirección genérica, siguen siendo reutilizables como identificadores y solo cambia la asignación en el sistema. Ese es el caso que conviene preparar.
Si el contenido es personal de un asistente, las acreditaciones están acabadas y además son un problema de privacidad: una acreditación bloqueada con los datos de alguien no se puede borrar.
Por eso las acreditaciones de un evento no deben bloquearse. No hay ninguna ventaja que lo justifique y sí dos costes reales.
Lo que ahorra reutilizar de verdad
El chip y la tarjeta, que es la parte más barata de un programa de acreditaciones.
No la impresión, porque la cara visible suele estar personalizada y hay que rehacerla.
No el cordón, la funda ni el accesorio, que a menudo es la línea mayor y que la gente se queda.
Así que reutilizar merece la pena cuando las acreditaciones son genéricas también en la cara visible, y no sirve casi de nada cuando cada una lleva un nombre impreso. Esa es una decisión de diseño que se toma antes del primer evento, y decide si reutilizar es un ahorro o un ejercicio de clasificación.
Preguntas frecuentes
¿Hay que bloquear las acreditaciones de un evento?
No. No hay ninguna ventaja que lo justifique, e impide tanto la reutilización como borrar después el contenido personal.
¿Hay que recuperar las acreditaciones?
Solo si piensas reutilizarlas. Lo que importa para la seguridad es anular los identificadores, y eso funciona vuelva o no la acreditación.
¿Merece la pena reutilizar?
Cuando la cara visible es genérica, sí. Cuando cada acreditación lleva un nombre impreso, el coste es la impresión y reutilizar ahorra poco.
¿Y las acreditaciones que no se entregaron?
Están sin asignar y vuelven directamente al stock. Compruébalas con el resto antes del siguiente evento.