¿Codificar las acreditaciones antes del evento o in situ?
Ninguna de las dos, idealmente. Codifica por adelantado soportes idénticos y asígnalos en el mostrador. Eso elimina los dos problemas de una vez: la lista exacta de asistentes que nadie tiene tres semanas antes, y la cola de codificación que nadie puede permitirse la mañana del evento.
Codificar por adelantado
Barato, tranquilo y hecho en una sala con buena luz y una conexión que funciona. Cada acreditación se escribe y se comprueba antes de que nada esté bajo presión.
Exige una lista exacta, que es justo lo que nunca tienes. Las inscripciones siguen, los nombres cambian, las empresas sustituyen a personas, y una parte de las acreditaciones ya está mal antes de imprimirse.
Luego hay que encontrar las acreditaciones erróneas en una caja de cientos, que es más lento de lo que parece a las ocho de la mañana.
Además significa que quien llega sin inscribirse no tiene acreditación, y esos son los asistentes con más probabilidades de importar comercialmente.
Codificar in situ
Flexible y lento. Cada acreditación es correcta porque se hace con la persona delante.
El coste es equipo, personal formado, una conexión que funcione y una cola en el momento de mayor afluencia del recinto.
También concentra todos los fallos en la peor hora. Un atasco de impresora, un lector sin batería o una caída de red a las nueve de la mañana es un problema de evento, no una molestia.
Para un evento pequeño es perfectamente razonable. Para uno grande es donde se tuerce el día.
La tercera vía
Escribe todas las acreditaciones igual, por adelantado, con un chip que refleje su propio identificador. Cada acreditación es entonces única sin estar personalizada.
En el mostrador, la acreditación se asigna a la persona en el sistema: leer la acreditación, vincularla al registro, entregarla.
La asignación es una escritura en base de datos y no una operación de codificación, así que tarda un segundo y no necesita equipo de escritura en el mostrador.
Las acreditaciones son intercambiables hasta que se asignan, lo que significa que no hay que ordenarlas ni buscar en cajas, y que quien llega sin inscribirse se atiende del mismo montón que los demás.
Cómo hacer que funcione
Compra chips que reflejen. Es una decisión de compra que no se puede añadir después, y es la base entera de este enfoque.
Comprueba el lote antes de que salga de tu oficina. Cada acreditación leída una vez, contada, y las muertas retiradas del montón en vez de descubiertas en el mostrador.
Haz que la asignación funcione sin conexión, con conciliación posterior. El mostrador no debe pararse porque se haya caído la conexión.
Y deja la cara impresa genérica, o imprímela in situ por separado, porque una acreditación intercambiable electrónicamente y personalizada visualmente no es intercambiable en absoluto.
Preguntas frecuentes
¿Codificar por adelantado sale más barato?
Por acreditación sí, y el ahorro desaparece si una parte están mal y hay que encontrarlas y sustituirlas el mismo día.
¿Y quien llega sin inscribirse?
Es el argumento más fuerte a favor de asignar en el mostrador. Un montón de acreditaciones intercambiables atiende a un visitante de última hora igual que a cualquier otro.
¿Todos los chips permiten el reflejo?
No. Varía según la referencia y no se puede añadir después, así que va en el pedido.
¿Puede el mostrador funcionar sin conexión?
Tiene que poder. La asignación debe encolarse en local y conciliarse cuando vuelva la conexión, o una caída de red cierra el registro.