Sollte man Ausweise vorab oder vor Ort bespielen?
Am besten keines von beidem. Bespielen Sie gleiche Rohlinge vorab und weisen Sie sie am Schalter zu. Das nimmt beide Schwierigkeiten in einem Zug: die zutreffende Teilnehmerliste, die drei Wochen vorher niemand hat, und die Schreibschlange, die sich am Morgen der Veranstaltung niemand leisten kann.
Vorab bespielen
Billig, ruhig und in einem Raum mit gutem Licht und einer arbeitenden Verbindung erledigt. Jeder Ausweis wird beschrieben und geprüft, bevor irgendetwas unter Druck steht.
Es setzt eine zutreffende Liste voraus, und die haben Sie nie. Anmeldungen laufen weiter, Namen ändern sich, Firmen schicken andere Personen, und ein Teil der Ausweise ist falsch, bevor er gedruckt ist.
Falsche Ausweise sind dann in einer Kiste mit Hunderten zu finden, was um acht Uhr morgens langsamer geht, als es klingt.
Es bedeutet außerdem, dass ein Kurzentschlossener überhaupt keinen Ausweis hat, und Kurzentschlossene sind die Teilnehmer, auf die es geschäftlich am ehesten ankommt.
Vor Ort bespielen
Beweglich und langsam. Jeder Ausweis stimmt, weil er entsteht, während die Person dasteht.
Der Preis sind Geräte, geschultes Personal, eine arbeitende Verbindung und eine Schlange in dem Augenblick, in dem das Haus am vollsten ist.
Es verdichtet außerdem jeden Ausfall in die schlimmste Stunde. Ein klemmender Drucker, ein leeres Lesegerät oder ein Netzabbruch um neun Uhr morgens ist ein Problem der ganzen Veranstaltung und keine Unannehmlichkeit.
Für eine kleine Veranstaltung ist es durchaus vernünftig. Für eine große ist es die Stelle, an der der Tag kippt.
Der dritte Weg
Beschreiben Sie jeden Ausweis vorab gleich, mit einem Chip, der seine eigene Kennung spiegelt. Jeder Ausweis ist dann eindeutig, ohne personalisiert zu sein.
Am Schalter wird der Ausweis der Person im System zugewiesen: Ausweis lesen, an den Datensatz hängen, aushändigen.
Die Zuweisung ist ein Schreibvorgang in einer Datenbank und kein Bespielen, dauert also eine Sekunde und verlangt am Schalter kein Schreibgerät.
Bis zur Zuweisung sind die Ausweise austauschbar, also kein Sortieren, kein Wühlen in Kisten, und ein Kurzentschlossener wird aus demselben Stapel bedient wie alle anderen.
Damit der dritte Weg trägt
Kaufen Sie Chips, die spiegeln. Das ist eine Entscheidung der Beschaffung, die sich später nicht nachtragen lässt, und sie ist die ganze Grundlage dieses Vorgehens.
Prüfen Sie die Charge, bevor sie Ihr Büro verlässt. Jeder Ausweis einmal gelesen, gezählt, und die toten aus dem Stapel entfernt statt am Schalter entdeckt.
Sorgen Sie dafür, dass die Zuweisung ohne Netz arbeitet und später abgleicht. Der Schalter darf nicht stehen bleiben, weil die Verbindung es tut.
Und halten Sie die sichtbare Seite allgemein oder drucken Sie sie vor Ort gesondert, denn ein Ausweis, der elektronisch austauschbar und sichtbar personalisiert ist, ist gar nicht austauschbar.
Häufige Fragen
Ist das Bespielen vorab günstiger?
Je Ausweis ja, und die Ersparnis verschwindet, sobald ein Teil der Ausweise falsch ist und am Tag selbst gesucht und ersetzt werden muss.
Und die Kurzentschlossenen?
Sie sind das stärkste Argument für die Zuweisung am Schalter. Ein Stapel austauschbarer Ausweise bedient sie genau wie alle anderen.
Beherrschen alle Chips die Spiegelung?
Nein. Das hängt von der Chipreferenz ab und lässt sich nachträglich nicht ergänzen, gehört also in die Bestellung.
Kann der Schalter ohne Netz arbeiten?
Er muss es. Die Zuweisung sollte örtlich in eine Warteschlange laufen und abgleichen, sobald die Verbindung zurück ist, sonst schließt ein Netzausfall die Anmeldung.