Os crachás devem ser codificados antes ou no local?
Nenhum dos dois, idealmente. Codifique com antecedência crachás virgens idênticos e atribua-os no balcão de credenciamento. Isso elimina os dois problemas de uma vez: a lista exata de participantes que ninguém tem três semanas antes, e a fila de codificação que ninguém aguenta na manhã do evento.
Codificar com antecedência
Barato, tranquilo e feito numa sala com boa luz e uma conexão que funciona. Cada crachá é gravado e verificado antes de haver qualquer pressão.
Exige uma lista exata, coisa que você nunca tem. As inscrições continuam, nomes mudam, empresas trocam as pessoas, e uma parte dos crachás está errada antes mesmo de ser impressa.
Os crachás errados então têm de ser achados numa caixa com centenas, o que é mais lento do que parece às oito da manhã.
Também quer dizer que quem chega sem inscrição não tem crachá nenhum, e são justamente esses os participantes que mais tendem a importar comercialmente.
Codificar no local
Flexível e lento. Todo crachá está certo porque é feito quando a pessoa está ali na frente.
O custo é equipamento, pessoal treinado, uma conexão que funciona, e uma fila no momento em que o local está mais cheio.
Isso também concentra toda falha na pior hora. Uma impressora travada, um leitor sem bateria ou uma queda de rede às nove da manhã é um problema do evento inteiro, e não um contratempo.
Para um evento pequeno é inteiramente razoável. Para um grande, é onde o dia dá errado.
O terceiro caminho
Grave todos os crachás de forma idêntica e com antecedência, usando um chip que espelha o próprio identificador. Cada crachá é então único sem ser personalizado.
No balcão, o crachá é atribuído à pessoa no sistema: ler o crachá, ligá-lo ao cadastro, entregar.
A atribuição é uma edição no banco de dados e não uma operação de codificação, então leva um segundo e não precisa de equipamento de gravação no balcão.
Os crachás são intercambiáveis até serem atribuídos, o que quer dizer nenhuma triagem, nenhuma busca em caixas, e quem chega sem inscrição recebendo um crachá do mesmo monte que todos os outros.
Fazer o terceiro caminho funcionar
Compre chips com espelhamento. É uma decisão de compra, já que o recurso não se acrescenta depois, e é a base inteira dessa abordagem.
Verifique o lote antes de ele sair do seu escritório. Cada crachá lido uma vez, contado, e os mortos retirados do monte em vez de descobertos no balcão.
Faça a atribuição funcionar sem conexão, com sincronização depois. O balcão não pode parar porque a conexão parou.
E mantenha a frente impressa genérica, ou impressa à parte no local, já que um crachá intercambiável na eletrônica e personalizado no visual não é intercambiável de jeito nenhum.
Perguntas frequentes
Codificar com antecedência sai mais barato?
Por crachá, sim, e a economia desaparece se uma parte dos crachás estiver errada e tiver de ser achada e substituída no dia.
E quem chega sem inscrição?
É o argumento mais forte para atribuir no balcão. Um monte de crachás intercambiáveis atende quem chega sem inscrição exatamente como qualquer outra pessoa.
Todos os chips suportam espelhamento?
Não. Isso varia conforme a referência e não pode ser acrescentado depois, então pertence ao pedido de compra.
O balcão consegue funcionar sem conexão?
Tem de conseguir. A atribuição deve entrar numa fila local e sincronizar quando a conexão voltar, ou uma queda de rede fecha o credenciamento.