I badge vanno codificati prima dell'evento o sul posto?
Nessuno dei due, idealmente. Codifica in anticipo badge vergini identici e assegnali al banco. Questo toglie entrambi i problemi in una mossa sola: l'elenco esatto dei partecipanti che nessuno ha tre settimane prima, e la coda di codifica che nessuno si può permettere la mattina dell'evento.
Codificare in anticipo
Economico, tranquillo e fatto in una stanza con una buona luce e una connessione che funziona. Ogni badge è scritto e verificato prima che qualcosa sia sotto pressione.
Richiede un elenco esatto, che è quello che non hai mai. Le iscrizioni continuano, i nomi cambiano, le aziende sostituiscono le persone, e una parte dei badge è sbagliata prima ancora di essere stampata.
I badge sbagliati vanno poi trovati in una scatola di centinaia, cosa più lenta di quanto sembri alle otto del mattino.
Significa anche che chi si presenta sul posto non ha alcun badge, e chi si presenta sul posto è il partecipante che più probabilmente conta sul piano commerciale.
Codificare sul posto
Flessibile e lento. Ogni badge è giusto perché viene fatto mentre la persona è lì in piedi.
Il costo è l'attrezzatura, il personale formato, una connessione che funziona, e una coda nel momento in cui la sede è più affollata.
Concentra anche ogni guasto nell'ora peggiore. Una stampante inceppata, un lettore scarico o una caduta di rete alle nove del mattino sono un problema al livello dell'evento invece di un fastidio.
Per un evento piccolo è del tutto ragionevole. Per uno grande è dove la giornata va storta.
La terza via
Scrivi ogni badge in modo identico, in anticipo, con un chip che rispecchia il proprio identificatore. Ogni badge è allora unico senza essere personalizzato.
Al banco, il badge viene assegnato alla persona nel sistema: leggi il badge, collegalo alla scheda, consegnalo.
L'assegnazione è una scrittura in banca dati invece di un'operazione di codifica, quindi richiede un secondo e non ha bisogno di attrezzatura di scrittura al banco.
I badge sono intercambiabili finché non vengono assegnati, il che significa nessuna cernita, nessuna caccia dentro le scatole, e chi si presenta sul posto servito dalla stessa pila di tutti gli altri.
Far funzionare la terza via
Compra chip che rispecchino. È una decisione d'acquisto che non si può aggiungere dopo, ed è tutta la base di questo approccio.
Verifica la serie prima che esca dal tuo ufficio. Ogni badge letto una volta, contato, e quelli morti tolti dalla pila invece di scoperti al banco.
Fai in modo che l'assegnazione funzioni senza rete, con la riconciliazione dopo. Il banco non deve fermarsi perché si è fermata la connessione.
E tieni la faccia stampata generica, o falla stampare sul posto a parte, dato che un badge intercambiabile dal lato elettronico e personalizzato dal lato visivo non è affatto intercambiabile.
Domande frequenti
Codificare in anticipo costa meno?
Per badge sì, e il risparmio sparisce se una parte dei badge è sbagliata e va trovata e sostituita il giorno stesso.
E chi si presenta sul posto?
Sono l'argomento più forte per assegnare al banco. Una pila di badge intercambiabili serve chi si presenta sul posto esattamente come chiunque altro.
Tutti i chip sostengono il rispecchiamento?
No. Cambia da un riferimento all'altro e non si può aggiungere dopo, quindi appartiene all'ordine d'acquisto.
Il banco può lavorare senza rete?
Deve. L'assegnazione dovrebbe accodarsi in locale e riconciliare quando la connessione torna, o una caduta di rete chiude le iscrizioni.