Uma tag pode abrir um quadro ou um documento compartilhado?
Pode. Um endereço gravado numa tag abre em qualquer celular sem configuração, o que faz dele o mecanismo certo para um posto que várias pessoas usam. O obstáculo é o destino, e não a tag, porque a maioria das ferramentas de equipe pede um login que o toque não consegue fornecer.
Por que a parte da tag é fácil
Uma tag que guarda um endereço não precisa de nada configurado no celular que a lê. Qualquer celular, qualquer das duas plataformas, nenhum aplicativo instalado para isso.
É exatamente a propriedade de que um posto compartilhado precisa, já que você não pode pedir a cada pessoa que passa que configure algo antes.
Então o mecanismo está resolvido antes de você começar. As decisões interessantes são todas sobre o destino.
O login é o obstáculo
Um quadro, uma página de wiki ou um documento dentro de uma ferramenta de equipe fica atrás de uma conta. O toque o abre, a ferramenta pergunta quem você é, e num celular que nunca entrou na conta a resposta é uma tela de login.
Para um colega cujo celular já está conectado à conta, isso é invisível e a automação parece mágica. Para todos os outros, é uma parede.
Decida para qual público a tag é antes de gravá-la, porque essa decisão muda o destino por completo.
Onde isso funciona de fato
Uma página que não precisa de conta, que é a versão que funciona para todo mundo: uma página pública, um formulário aberto a qualquer pessoa com o endereço, uma visualização somente leitura publicada de propósito.
Uma ferramenta de equipe, que funciona bem para uma equipe cujos celulares já estão conectados, e nada bem para um visitante.
A falha a evitar é uma tag numa parede de uma área pública apontando para dentro de uma ferramenta que ninguém de fora da equipe consegue abrir. Ela parece com defeito, e é a versão mais comum desse projeto.
Manter a tag certa
Os documentos mudam de lugar. Os quadros são arquivados, as páginas são renomeadas, e a tag continua apontando para onde a coisa costumava estar.
Aponte a tag para um endereço que você controla, no seu próprio domínio, e faça esse endereço redirecionar. Quando o documento mudar de lugar, você muda o redirecionamento e as tags ficam como estão.
Essa é a única técnica que torna as tags físicas administráveis de fato, e ela não custa nada para configurar antes de a primeira tag ser gravada.
Mantenha uma anotação de qual tag aponta para onde. Uma parede de tags idênticas sem nenhuma lista é uma parede que ninguém ousa mudar.
Perguntas frequentes
Um visitante vai conseguir abrir?
Só se o destino não precisar de conta. Uma ferramenta de equipe vai mostrar uma tela de login e parecer com defeito.
Todo mundo precisa de um aplicativo instalado?
Não. Uma tag que guarda um endereço abre em qualquer celular sem nada instalado, e é por isso que ela serve para um posto compartilhado.
O que acontece quando o documento muda de lugar?
A tag quebra, a menos que aponte para um endereço que você controla e que redireciona. Configure isso antes de gravar a primeira tag.
A tag pode guardar o login?
Nunca. Uma tag pode ser lida por qualquer pessoa que passe por ela, então tudo o que está nela é público.